آنچه یک موسسه خیریه را در مسیر پیشرفت قرار میدهد مدیریت خیریه است که سبب میشود یک موسسه خیریه بتواند به راحتی راه خود را در میان دیگر موسسات خیریه بیابد و پیشرفت چشم گیری در زمینه فعالیت های خیر خواهانه داشته باشد.
در یک کلام باید کاری کنید که "هیچ کاری از چشمان شما دور نماند". هرکاری را که در موسسه خیریه شما رخ میدهد نباید از چشمان شما دور بماند. این موضوع اولین و مهمترین اصل مدیریت خیریه است که به شما در مدیریت درست خیریه کمک میکند.
در جواب باید گفت که بهترین کار استفاده از سیستم مدیریت خیریه است که به شما در مدیریت خیریه کمک شایانی مینماید. این سیستم ها با گزارشات دقیق و کامل از همه قسمت های خیریه به شما در مدیریت خیریه یاری میرسانند.
همانگونه که گفته شد مهمترین اصل در مدیریت خیریه این است که بتوانید گزارش بگیرید. اما گزارش گیری از خیریه ای که تمام فعالیت های آن در سیستم های پراکنده ثبت میشود و یا بصورت سنتی بایگانی میگردد غیر ممکن است. نکته مهم این است تمام آنچه در موسسه خیریه اتفاق میفتد باید بصورت تجمیع شده قابلیت گزارش گیری داشته باشد. این تجمیع اطلاعات به مدیران خیریه کمک میکند تا بتواند مدیریت خیریه خود را بوسیله گزارش گیری های تجمیع شده و دقیق به نحو احسن انجام دهند. اما این گزارش های دقیق فقط با مکانیزه سازی خیریه انجام میگردد.
دلیل این امر این است که مکانیزه سازی خیریه ها این امکان را به آنها میدهد تا بتوانند به راحتی تمام فعالیت های یک خیریه را ثبت کنند و در نتیجه علاوه بر جلوگیری از وقوع خطاهای انسانی، در صورت وقوع خطا عملکرد تمام کارمندان خیریه را مورد ارزیابی قرار داد
نظام تشویق و تنبیه ههمواره در تمام سازمان ها برقرار است و وجود آن سبب دلگرمی کارمندان موسسه به انجام دقیق تر و درست وظایف محوله به آنان میگردد. رعایت اصل عدم یکسان در نظر گرفتن کارمندان در مدیریت خیریه، سبب ایجاد حس رقابت در میان کارمندان و درنتیجه پیشرفت بیش از پیش موسسه میگردد.
جمع بندی
مدیریت خیریه به دلیل محدودیت بیشتر منابع مالی همواره امری چالش برانگیز برای مدیران خیریه ها بوده است که سبب شده است بسیاری از مدیران خیریه ها در مدیریت خیریه خود به مشکلاتی برخورد کنند که راه حل جامع آنها استفاده از سیستم مدیریت خیریه است.
سیستم های مدیریت خیریه چه تغییراتی در روند مدیریت خیریه ایجاد میکند؟
در تمام مطالب قبلی درباره مزیت ها و ویژگی های یک سیستم مدیریت خیریه صحبت شده است. اما نکته ای که باید به آن توجه نمود این است که با تمام این ویژگی ها، یک سیستم مدیریت خیریه چه تغییراتی را در روند مدیریت خیریه ایجاد مینماید؟ در ادامه میخواهیم این موضوع را بررسی نماییم.
برای اینکه این تغییرات را دقیق بررسی نماییم ابتدا این تغییرات را دسته بندی مینماییم:
1.تغییراتی ساختاری 2.تغییرات عملکردی 3.تغییرات مالی
· تغییرات ساختاری در مدیریت خیریه:
ساختار مدیریتی یک موسسه شامل تمام رویه های جاری برای انجام فعالیت های روزانه خیریه است. سیستم مدیریت خیریه به موسسات خیریه این امکان را میدهد تا بتوانند تمام رویه های موجود در خیریه را به شکلی تجمیع شده جمع آوری نماید.
سیستم مدیریت خیریه به شما کمک میکند تا بتوانید تمام رویه های لازم برای یک موسسه خیریه را به شکلی هدفمند و دقیق بایگانی نموده و به خیریه کمک کند تا بتواند از تمام فرآیند های صورت گرفته گزارش گیری نمایند.
· تغییرات عملکردی در روند فعالیت های خیریه:
زمانی که یک موسسه خیریه بوسیله سیستم مدیریت خیریه مدیریت میگردد، بعلت افزایش سرعت در ثبت و بایگانی خدمات و اطلاعات وارد شده، بهره‌وری موسسه بالا رفته و در نتیجه با افزایش راندمان موسسه میتواند سبب پیشرفت بیش از پیش موسسه میگردد.
سیستم مدیریت خیریه به شما کمک میکند با ارزیابی دقیق از عملکرد موسسه بتوانید مسیر حرکت موسسه را به سمت پیشرفت هموار نمایید.
· تغییراتی مالی در مدیریت خیریه:
استفاده از سیستم مدیریت خیریه به موسسه شما کمک میکند تا اسناد مالی خود را در یک سامانه جامع مدیریت خیریه ثبت نمایید و از این اسناد مالی گزارش های دقیق و کاربردی تهیه نمایید.
رهاورد استفاده از سیستم مدیریت خیریه، شفاف سازی مالی خیریه ها است که سبب افزایش اعتماد عمومی نسبت به عملکرد خیریه میگردد.
آنچه سیستم مدیریت خیریه برای موسسه خیریه شما به ارمغان می آورد؟
درآمد:
شاید مهمترین هدف یک موسسه خیریه، افزایش درآمد به منظور گسترش فعالیت ها و مددجویان است و سیستم های مدیریت خیریه این امکان را به موسسات خیریه میدهد تا بتوانند با استفاده از شفاف سازی ساختار درآمدی خیریه و سیستم خرج‌کرد خیریه خود، و در نتیجه شفاف سازی چارچوب مالی موسسه خیریه، سبب درآمدزایی خیریه شود. اما سوال اینجاست که شفاف سازی خیریه چگونه سبب افزایش درآمد خیریه میگردد؟
شفاف سازی خیریه ها میتواند به طرق مختلفی به درآمدزایی خیریه کمک نماید. در ادامه میخواهیم به این موارد اشاره نماییم:
· ایجاد الویت: سیستم های مدیریت خیریه به موسسات نیکوکاری کمک میکند تا بتوانند با تعیین حجم مبادی ورودی مالی موسسه خیریه، نسبت به الویت بندی آنها بر اساس پارامتر های حسابداری، اقدام نمایند. در نتیجه این الویت بندی، میتوان تمرکز فعالیت های یک موسسه را بر پر بازده ترین منابع مالی موسسه قرار داد.
· تعیین خرج‌کردها: اگر موسسه ای از سیستم مدیریت خیریه استفاده نماید میتواند مطمئن باشد تمام خرج‌کرد موسسه به شکلی دقیق و درست ثبت شده است. پس میتواند نسبت به کنترل خرج‌کرد موسسه اقدام نماید.
· ایجاد حس اطمینان: اگر حس اعتماد را به نیکوکار خود بدهید میتوانید مطمئن باشید که او همواره به موسسه شما کمک میکند. چون اگر بتوانید این اطمینان را به نیکوکار بدهید که مبالغ کمکش هدر نمیرود و در جای درستی خرج میشود، میتوانید از او کمک های بیشتری دریافت کنید و در نتیجه سبب افزایش درآمد خیریه خود شوید.
مدیریت فرآیندها:
اگر موسسه خیریه برای انجام فرآیند های خود دارای قالب و سلسله مراتبی نباشد، زمانی که تعداد اطلاعات ورودی زیاد میشود، یا دچار افزونگی اطلاعات میگردد یا یک سری از اطلاعات را از دست میدهد و یک سیستم مدیریت خیریه میتواند از هردو مورد جلوگیری نماید. اگر فرآیند های یک موسسه خیریه درون یک قالب قرار گیرد و آن قالب یک سیستم مدیریت خیریه ها باشد سبب میگردد موسسه خیریه درست و دقیق فرآیند های خود را مدیریت نماید.
چگونه نیکوکاران به کمک به موسسه خود ترغیب کنیم؟
نکته ای که همواره باید به آن توجه نمود این است که نیکوکاران همیشه از اینکه به انها توجه شود ، خوشحال میشوند و با رضایت بیشتری به شما کمک میکنند. پس تکریم نیکوکار و ارزش قائل شدن برای کمک های وی میتواند یکی از عواملی باشد که یک نیکوکار را برای کمک به خیریه شما کمک نماید. اما سوال اینجاست که چگونه میتوانیم رضایت نیکوکاران جلب نماییم:
· همواره از آنها ممنون باشید: اگر نیکوکار شما حتی مبلغ اندکی را به موسسه شما کمک کرد، از او تشکر کنید. این تشکر شما از نیکوکار سبب دلگرمی نیکوکار به کمک های بیشتر به موسسه نیکوکاری شما میگردد و از طرفی او را به مرور زمان تبدیل به یک نیکوکار وفادار برای موسسه خیریه شما میکند.
· کمک هایشان را به آنها نشان دهید: باید بتوانید تمام کمک هایی که نیکوکار شما انجام میدهد را به خود او نشان دهید. این امر به نیکوکار این دلگرمی را میدهد که مبالغ کمکی که انجام داده است ثبت شده و به او حس اعتماد به نفس میدهد که بیشتر از قبل به موسسه خیریه شما کمک کند.
· به بهانه های گوناگون با نیکوکار خود در ارتباط باشید: در هر مراسمی به تمام نیکوکارانتان _حتی نیکوکارانی که تابه حال مبلغ بسیار ناچیزی به شما کمک کرده اند_ تبریک یا تسلیت بگویید. بهترین روش برای این ارتباط، ارسال پیام کوتاه است. باید برای تمام رویداد ها، ازجمله اضافه شدن فرد به لیست نیکوکاران موسسه نیکوکاری، ثبت قبوض، ثبت صندوقنیکوکار و. برای نیکوکارانتان پیامک ارسال کنید تا این ارتباطی که با نیکوکارانتان ایجاد کرده اید از بین نرود.
اما پس از ذکر تمام موارد فوق یک سوال در ذهن هر فردی ایجاد میشود. چگونه باید تمام اینکار ها را انجام دهیم؟ چگونه برای همه ی نیکوکارانمان پیامک ارسال کنیم؟ چگونه میتوان آنها را با نام و نام خانوادگیشان از طریق پیامک به مراسمی دعوت کرد؟ چگونه لیست کمک های آنان را به آنها نشان دهیم؟ و سوال مهمتر اینکه چگونه برای تمام فرآیند های مربوط به آنان پیامک برایشان ارسال نماییم؟
جواب تمام این سوالات در یک مفهوم گنجانده شده است و آن استفاده از سیستم های مدیریت نیکوکاری است.
سیستم مدیریت نیکوکاری به موسسه شما کمک میکنند تا بتوانید به راحتی به جمع کثیری از نیکوکارانتان پیامک هایی با نام و نام خانوادگی خودشان ارسال کنید. با استفاده از سیستم مدیریت نیکوکاران میتوانید به راحتی فرآیند هایی مانند درج نیکوکار، ثبت قبوض نیکوکاری، اصلاح قبوض و . را بدون دردسر و دخالت انسانی ارسال نمایید.
بطور خلاصه لازمه جذب نیکوکار، استفاده از سیستم های مدیریت نیکوکاران است. سیستم های مدیریت نیکوکاری به شما اجازه میده با نیکوکاران خود در ارتباط باشید. این ارتباط دوسویه ایجاد شده توسط سیستم های مدیریت نیکوکاری به خیریه شما کمک میکند به راحتی نیکوکاران خود را برای کمک بیشتر ترغیب نمایید. علاوه بر ارتباط با نیکوکاران یک دلیل دیگری که شما را برای استفاده از یک سیستم مدیریت نیکوکاری مجاب میکند، ایجاد یک بانک جامع از نیکوکارانتان است که سبب میگردد به راحتی فرآیند های مربوط به نیکوکارانتان را مدیریت نمایید.
روش های نوین مدیریت نیکوکاران:
نیکوکار، مهمترین رکن یک موسسه نیکوکاری است و ضعف مدیریتی در این بخش حساس سبب اخلال در عملکرد موسسه میگردد. پس باید برای مقابله با ضعف مدیریتی در این بخش از روش هایی استفاده نماییم که از طرفی سبب جذب نیکوکاران جدید شود و از طرف دیگر به حفظ نیکوکاران فعلی نیز کمک نماید.
اما برای یافتن بهترین سیستم مدیریت نیکوکاری، نیاز داریم نیازهای یک موسسه نیکوکاری را در زمینه مدیریت نیکوکاران بدانیم. در ادامه به این نیاز ها میپردازیم:
· ثبت دقیق اطلاعات نیکوکاران: باید بتوانیم تمام اطلاعات نیکوکار را از قبیل اطلاعات شناسنامه ای، اطلاعات محل ست و. را درج کنیم تا در آینده در صورت نیاز به آنها مراجعه نماییم یا بر اساس اطلاعات وارد شده از آنها گزارش گیری نماییم.
· استفاده از مهارت های فردی نیکوکاران: اگر نیکوکار مهارت خاصی در زمینه های هنری، آموزشی و. داشته باشد باید بتوانید تمام آنها را ثبت نمایید و از آنها گزارش تهیه نمایید و در صورت نیاز به یکی از آن مهارت ها با یک جستجوی ساده بتوانید تمام نیکوکارانتان را که آن مهارت دارند ببینید.
· امکان ثبت نیکوکاری در سرفصلهای مختلف: باید بتوانید همه کمک های نیکوکار را در هر سرفصلی که باشد ثبت کنید. و حتی در مواقع وم یک سرفصل را به سیستم اضافه یا کم نمایید.
· امکان ثبت تعهدات: باید بتوانید تعهدات نیکوکار را ثبت نمایید. تعهد، نیکوکار را متعد میکند تا در سررسید های ماهانه، مبلغی را به موسسه کمک نماید و باید بتوانید وضعیت پرداختی ها و معوقات یک نیکوکار را به تفکیک ماه ها مشاهده نمایید.
· امکان تفکیک اطلاعات بر حسب شعب: سیستم مدیریت نیکوکاری خوب باید بتواند اطلاعات ورودی را به تفکیک شعب دسته بندی کند و گزارش بدهد. بطور کلی یک سیستم مدیریت نیکوکاری باید برپایه شعب بنا شده باشد.
پس میتوان گفت مهمترین عامل در انتخاب یک سیستم مدیریت نیکوکاری را ارزش گذاری سیستم بر نیکوکار دانست که باید سبب افزایش تعامل موسسه با نیکوکار شده و همچنین باعث افزایش سطح اعتماد عمومی به موسسه گردد.
چالش های کنونی موسسات خیریه
1.اعتمادسازی:
اولین چالشی که هر موسسه خیریه ای با آن روبرو میشود، اعتماد سازیست. اعتماد، همان حلقه مفقوده موسسات خیریه در کارزار موسسات خیریه است که نبود آن، به راحتی یک موسسه خیریه را به نابودی میکشاند. اما این حلقه، آنقدر هم مفقوده نیست. بلکه هر موسسه خیریه ای با اقداماتی ساده میتوانند این اعتماد را در سطح جامعه بدست آورند. این اقدامات باید در راستای شفاف سازی مالی موسسه خیریه باشد تا بتوان اعتماد را بین جامعه و موسسه خیریه ایجاد نمود.
2.شفاف سازی:
همانطور که گفته شد چالش اصلی یک موسسه خیریه که از بدو تاسیس با آن روبروست، اعتماد است و لازمه اعتمادسازی نیز، شفاف سازی خیریه است. اما شفاف سازی به تنهایی یک چالش برای موسسات خیریه است. اما فائق آمدن بر این چالش، بسیار بر روند فعالیت های موسسه تاثیر گذار است.اما یک موسسه خیریه برای شفاف سازی باید چه استانداردهایی را رعایت نماید:
· باید منابع درآمدی موسسه را کاملا مشخص کنید
حتی اگر هزار تومان وارد خیریه شما شد، باید اطلاعات کامل واریزی را شامل تاریخ، منبع واریز، شناسه واریز، سرفصل واریز و . به شکل کامل مشخص باشد.
· باید محل های خرج‌کرد شما مشخص باشد
همانند همان مطلبی که پیرامون منابع درآمدی گفته شد باید تمام اطلاعات پرداخت شما مشخص باشد.این اطلاعات نیز شامل تاریخ پرداخت، محل خرج‌کرد، شناسه پرداخت، سرفصل پرداخت و. به شکل کامل مشخص باشد.
· باید بتوانید از تمام منابع درآمدی و محل های خرج‌کرد موسسه، گزارش بگیرید.
باید از همه چیز گزارش بگیرید. چه از درآمد ها و چه از خرج‌کرد. باید بتوانید تمام واریزی ها و پرداختی های خیریه خود را با هر نوع فیلتری که میخواهید، گزارشگیری کنید.
3.گزارش گیری:
اگر بخواهید از فعالیت های موسسه خود گزارش گیری کنید، باید با هر عنوانی و با هرنوع فیلتری که میخواهید، گزارشگیری را انجام دهید.باید بتوانید تمام موسسه خود را به اصطلاح شخم بزنید. نباید هیچ کدام از قسمت های خیریه از دید شما پنهان شود. اما اینکار چندان راحت نیست.بلکه پیش نیازهایی را لازم دارد که در ادامه به آنها میپردازیم:
· ورود اطلاعات درست و دقیق
باید تمام اطلاعات خیریه را دقیق و درست و بصورت کامل وارد نمایید. اینکار اولین پیش نیاز یک گزارش گیری همه جانبه و کاربردیست.
· تجمیع اطلاعات
بخش های مختلف خیریه ها با هم در ارتباط اند و گزارش گیری از بعضی آیتم ها در خیریه ها، نیازمند داده های چند قسمت مختلف است. که این امر فقط با تجمیع اطلاعات حاصل میگردد.
· سیستم گزارش گیری
حتی اگر بتوانید اطلاعاتتان را تجمیع نمایید و اطلاعات درستی را وارد کنید، بازهم برای گزارش گیری از بخش های مختلف خیریه نیاز به یک سیستم گزارش گیری دارید.در حال حاضر مرسوم ترین سیستم گزارش گیری، نرم افزار های تحت وب خیریه است.
4.تجمیع اطلاعات:
همانطور که بیان شد، لازمه گزارش گیری، تجمیع اطلاعات است. اما چگونه میتوان این تجمیع اطلاعات را انجام داد؟ در جواب باید گفت در حال حاضر بهترین راه استفاده از تکنولوژی های روز است. یکی از روش های کاربردی تجمیع اطلاعات و مکانیزه سازی خیریه استفاده از نرم افزار های خیریه است و بهترین نرم افزار های خیریه نرم افزار های تحت وب موسسات نیکوکاری است.
با سلام
یکی از مشکلات خیریه ما در زمینه عدم تجمیع اطلاعات است.بطوری که ما را در مدیریت خیریه دچار مشکل کرده است.افزونگی داده و عدم وجود نظام ساختار اداری مشکلی است که ادامه فعالیت را برای موسسه ما سخت کرده است در این زمینه چه پیشنهاداتی دارید؟
سلام
خدمت این دوست عزیز باید عرض کنم که مدیریت خیریه بروش سنتی چالشی است برای تمام موسسات خیریه ای که بصورت مکانیزه مدیریت نمیشوند. تنها راه رفع این مسئله مکانیزه سازی خیریه است.
برای مکانیزه سازی خیریه ها راه چاره استفاده از نرم افزار های خیریه است. که به دو روش میتوانید از آنها بهره مند شوید. یکی نوشتن یک نرم افزار اختصاصی خیریه و دیگری استفاده از نرم افزار های خیریه موجود است.
به شخصه سفارش یک نرم افزار اختصاصی را پیشنهاد نمیکنم چون این در اصل از نو اختراع کردن چرخ است. زمانی که یک نرم افزار خیریه به منظور مدیریت موسسات خیریه ساخته شده که موسسات خیریه فراوانی از آن استفاده میکنند و برای آنها رضایت بخش است، استفاده از یک نرم افزار سفارشی کاری اشتباه است.
نرم افزار خیریه آرشیت یکی از آن دسته از نرم افزار هاست که بنده به واسطه سابقه فعالیتم در موسسات خیریه دیدم و جدا از کاربردی بودن آن، عملکرد تخصصی در خیریه ها را نمیتوان نادیده گرفت.
بطور کلی بهترین راه برای مکانیزه سازی خیریه استفاده از پورتال آرشیت است.
درباره این سایت